เขียน Email อย่างไรให้ดูโปร - ตอนที่ 1

เขียน Email อย่างไรให้ดูโปร - ตอนที่ 1

ในวันๆหนึ่งเราต้องรับ email จำนวนมากมาย ยิ่งโดยเฉพาะช่วงเช้าวันจันทร์ซึ่งเป็นวันที่สุดแสนจะยุ่ง เนื่องจากเป็นวันเริ่มต้นของสัปดาห์ สำหรับคนทำงานแล้วจุดประสงค์หลักๆในการใช้ email ก็เพื่อติดต่อประสานงานสำหรับธุรกิจและหน้าที่การงาน แต่เชื่อหรือไม่ว่าคนทำงานส่วนมากไม่รู้วิธีการเขียน email ภาษาอังกฤษเพื่อธุรกิจที่ถูกต้อง! แล้วจะทำอย่างไรให้เขียน email แล้วดูโปร?

คุณลองนึกภาพดูว่าหากคุณเป็นผู้จัดการและต้องติดต่อลูกค้าหรือผู้บริหารระดับสูง โดยจำเป็นต้องใช้ภาษาอังกฤษในการเขียน email เพื่อติดต่อสื่อสารเป็นหลัก แต่ภาษาอังกฤษที่คุณใช้นั้นไม่ถูกต้อง ซึ่งอาจจะทำให้คุณดูไม่เป็น Professional หรือส่งผลร้ายต่อธุรกิจของคุณก็เป็นได้ แล้วจะทำอย่างไรให้เขียน email แล้วดูโปร? วันนี้ British Council มีเคล็ดลับในการเขียน email เพื่อธุรกิจมานำเสนอ

Structure ในการเขียน email อย่างไรให้ดูโปรประกอบด้วย 5 ส่วนหลักดังนี้

1. Greeting หรือ Opening formula

ส่วนของ Greeting หรือ Opening formula นี้เป็นส่วนของการทักทายผู้รับ email คำทักทายที่เป็นทางการและนิยมใช้คือ Dear Sir หรือ Madam สำหรับส่งถึงผู้ที่ไม่รู้จักชื่อและ Dear Mr/Mrs. Surname, สำหรับผู้ที่รู้จักชื่อและนามสกุล

2. Introduction paragraph

Introduction paragraph เป็นส่วนเริ่มเพื่อแนะนำเนื้อหาทั้งหมดใน email ซึ่งหัวใจหลักที่ควรจะเขียนคือเหตุผลในการส่ง email นี้ ตัวอย่างการขึ้นต้นประโยคเช่น I am writing to request ... หรือ I would like to offer … เป็นต้น

3. Giving key details

Giving key details นี้เรียกได้ว่าเป็นส่วนหลักหรือ body ของ email ซึ่งสามารถแบ่งออกเป็นหลายๆย่อหน้าได้ซึ่งขึ้นอยู่กับความยาวของ email ที่จะเขียน

3.1 Asking for key information or details: หากมีคำถามหรือข้อมูลที่ต้องการ ส่วนนี้จะทำหน้าที่นเพื่อบอกถึงข้อมูลที่ต้องการจากผู้รับ email

3.2 Next steps หรือ Action: ส่วนนี้บอกถึงความต้องการของคุณต่อผู้รับ email ว่าให้ทำหรือตอบรับอย่างไรต่อ email ของคุณ

4.  Closing formula

ส่วนปิดท้าย email หรือ Closing formula ซึ่งมีส่วนคำปิดท้ายที่ทำให้ดูโปรดังนี้ Your faith fully, Your sincerely, Best regards, Kind regards เป็นต้น

สำหรับใครที่กำลังมองหาคอร์สเรียนภาษาอังกฤษเพื่อธุรกิจที่ช่วยคุณพัฒนาศักยภาพพร้อมสร้างความสำเร็จในหน้าที่การงานแล้วหละก็ myClass PLUS ภาษาอังกฤษเพื่อธุรกิจคือคอร์สเรียนสำหรับคุณ เพราะออกแบบมาเพื่อคนทำงานโดยเฉพาะ ด้วยเทคนิคการสอนเพื่อใช้งานได้จริง พร้อมการันตีความสำเร็จเมื่อเรียนครบตามแผน อย่ามัวรอช้ากับความสำเร็จของคุณในโลกธุรกิจ สนใจโทร 02 657 5678 หรือ www.britishcouncil.or.th/myClassPLUS