เขียน email อย่างไรให้คนอ่าน
©

British Council

ปัจจุบัน บริษัทส่วนใหญ่ใช้อีเมลเป็นตัวกลางในการสื่อสาร หากใครเริ่มทำงานแล้วจะรู้ว่า ในแต่ละวัน อีเมลที่เข้ามาใน inbox ของเราเยอะขนาดไหน

แต่เราก็ยังเจอบางอีเมลที่เขียนมายาวเป็นหน้ากระดาษบ้างละ ไม่ตรงประเด็นบ้างละ พาดหัวที่ไม่ตรงกับเนื้อหาบ้างละ ข้อผิดพลาดเหล่านี้ ล้วนเป็นตัวแปลสำคัญที่จะทำให้ผู้ได้รับ อ่านหรือไม่อ่านอีเมลของเรา หรือแม้กระทั่งเปิดหรือไม่เปิดด้วยซ้ำ มาดูกัน ว่าการเขียนอีเมลที่ดี ต้องมีอะไรบ้างนะ

1. THE SUBJECT 

หลีกเลี่ยงการใช้คำที่ความหมายคลุมเคลือ จำนวนคำที่น้อยหรือมากเกินไป หัวข้ออีเมล (ภาษาอังกฤษ) ที่ดี ควรอธิบายรายละเอียดของเนื้อหาได้ภายใน 5 คำ เช่น ‘Final Workflow on Project #2’ หรือ “Weekly report on customer feedback” การสร้างชื่อย่อสำหรับแต่ละ project ก็ช่วยให้ง่ายต่อการตั้งชื่ออีเมล เช่น ‘P2: Final Workflow’

2. THE TONE

เขียนให้เหมือนกับเราพูดคุยอยู่ในบทสนทนา การเขียนแบบนี้ นอกจากจะทำให้ตัวอีเมลสั้นและกระชับ ยังทำให้ผู้อ่านรู้สึกเป็นกันเองและรู้สึกสบายใจที่จะตอบอีเมลด้วย

3. THE PLEASANTRIES

คือ ประโยค 2-3 ประโยคที่ทำให้ผู้อ่านรู้ว่า เราตั้งใจส่งหา และทำให้ผู้ที่ได้รับรู้สึกดีเวลาอ่าน เช่น การถามสารทุกสุขดิบ ในตัวอย่างประโยคภาษาอังกฤษคือ ‘Hope this finds you well’ สำหรับอีเมลที่เป็นทางการ หรือ ‘Hope you are fine.’ สำหรับอีเมลที่ค่อนข้างเป็นกันเอง

4. THE ISSUE

ในแต่ละอีเมล เราควรเขียนประเด็นที่จะกล่าวถึงเพียง 1-2 ประเด็นเท่านั้น หากมีมากกว่า 2 ประเด็น เราควรทำเป็นหัวข้อ หรือ bullet point แต่ละหัวข้อควรมีใจความที่เข้าใจง่าย มีเนื้อหาที่กระชับและเจาะจงรายละเอียด และหากแต่ละประเด็นที่กล่าวถึง ต้องมีผู้รับผิดชอบ เราก็ควรจะระบุชัดเจนว่าใครมีหน้าที่รับผิดชอบอะไรด้วย เพื่อให้งานบรรลุเป้าหมายคะ

5. THE CLOSING LINE

คือ ประโยคปิด หรือ closing line จะช่วยให้ผู้อ่านรู้ว่าเรารู้สึกขอบคุณ และต้องการการตอบกลับเกี่ยวกับเรื่องที่เราได้กล่าวไป เช่น “I appreciate your help with this. Let me know what you think about this.” 

จะลองเขียนอีเมลมาถามเรา เป็นภาษาอังกฤษก็ได้นะคะ จะได้ถือเป็นการฝึกไปในตัว

ถ้าสนใจภาษาอังกฤษที่ใช้ในธุรกิจ รวมถึงการเขียนresume ลองมาเรียน myClass กับเราดูนะคะ เราสอนสดทุกคลาสโดยคุณครูเจ้าของภาษา ด้วยหัวข้อที่น่าสนใจให้เลือกมากว่า 200 หัวข้อ 

ติดตามบทความและรับข่าวสารดี ๆ เกี่ยวกับภาษาอังกฤษได้ที่นี่