เขียน Email อย่างไรให้ดูโปร - ตอนที่ 2

มาพบกับตอนที่ 2 ของบทความในหัวข้อ “เขียน email อย่างไรให้ดูโปร”  จากครั้งที่แล้วที่เราได้พูดคุยถึงเรื่องส่วนประกอบของ email ที่ประกอบด้วย 4 ส่วนหลักที่ใช้ในการเขียน โดยใช้ภาษาอังกฤษธุรกิจซึ่งมีความสำคัญอย่างมากในการแสดงถึงความเป็น Professional ในการใช้ภาษาอังกฤษสำหรับการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจ หลายคนคงคิดว่าการติดต่อสื่อสารในโลกธุรกิจสมัยนี้ควรที่จะรวดเร็วทันใจ แต่ในหลายๆครั้งเราจะพบว่าความเร็วนั้นมักจะไม่สอดคล้องกับคุณภาพที่ได้รับ ซึ่งคุณภาพที่ว่านี้เองมันจะสะท้อนถึงภาพลักษณ์ของผู้ส่งหรืออาจรวมถึงหน้าตาของบริษัทเลยก็ว่าได้  สำหรับวันนี้ บริติช เคานซิล มี 4 เทคนิคง่ายๆให้คุณไว้ใช้ตรวจสอบก่อนส่ง email

1. Check your Email’s Subject

Subject ที่ดีนั้นควรที่จะสั้น กระชับ   และที่สำคัญควรที่จะสื่อถึงเรื่องที่อยู่ในเนื้อหาของ email เนื่องจากในวันหนึ่งๆผู้รับ email อาจต้องรับ email เป็นจำนวนมาก ดังนั้น email   ที่มี Subject ที่ไม่น่าสนใจหรือไม่มี Subject มักจะถูกมองข้ามไปหรือถูกเปิดอ่านในช่วงหลัง หรือยิ่งไปกว่านั้นก็อาจจะตกอยู่ใน Junk เลยก็เป็นได้

2. Be Succinct

สั้นกระชับและได้ใจความคือหนึ่งในหัวใจหลักแห่งการเขียน email เพื่อธุรกิจ การกำหนดวัตถุประสงค์ของ email ในตำแหน่งของ Introduction พร้อมทั้งใช้ Active voice สำหรับการเขียนจะช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น

3. Check the tone of your writing

ลองนึกภาพง่ายๆว่าการเขียน email ของคุณนั้นเป็นการส่งต่อความรู้สึกให้กับผู้รับ ดังนั้นคุณควรที่จะเลือกใช้ Tone หรือน้ำเสียงที่สุภาพ เป็นทางการ พร้อมใช้คำศัพท์ที่ผู้อ่านเข้าใจได้ง่าย และที่สำคัญควรหลีกเลี่ยงการเขียนที่กำกวม หรือประโยคที่ยาวจนเกิน

4. Proofreading

ใช้เวลาสักนิดก่อนคิดจะส่ง คุณควรที่จะทำการ Proofreading หรือ ตรวจสอบความถูกต้องของข้อความใน email ก่อนที่จะส่งออกโดยเฉพาะในจุดที่คนส่วนใหญ่ผิดบ่อย เช่น ส่วนของโครงสร้างของ email หลักไวยากรณ์ การเว้นวรรค รวมทั้งการสะกดคำ

สำหรับใครที่กำลังมองหาคอร์สเรียนภาษาอังกฤษเพื่อธุรกิจที่ช่วยคุณพัฒนาศักยภาพพร้อมสร้างความสำเร็จในหน้าที่การงานแล้วหละก็ myClass PLUS ภาษาอังกฤษเพื่อธุรกิจคือคอร์สเรียนสำหรับคุณ เพราะออกแบบมาเพื่อคนทำงานโดยเฉพาะ ด้วยเทคนิคการสอนเพื่อใช้งานได้จริง พร้อมการันตีความสำเร็จเมื่อเรียนครบตามแผน อย่ามัวรอช้ากับความสำเร็จของคุณในโลกธุรกิจ สนใจโทร 02 657 5678 หรือ www.britishcouncil.or.th/myClassPLUS