ภาษาอังกฤษกับการประชุม Conference Call

ภาษาอังกฤษกับการประชุม Conference Call

ในตอนที่แล้วบริติช เคานซิล ได้ให้เทคนิคและรูปประโยคตัวอย่างที่ใช้สำหรับการประชุมแบบ Face-to-Face ให้ประสบความสำเร็จกับคุณผู้อ่านแฟนๆของบริติช เคานซิล มาในตอนนี้เราก็จะมาพูดถึงภาษาอังกฤษที่ใช้กับอีกรูปแบบการประชุมที่ในปัจจุบันเป็นที่นิยมกันมาก เนื่องด้วยความก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยี ทำให้การประชุมสามารถมีขึ้นได้ทุกที่ทุกเวลาโดยผู้เข้าร่วมประชุมไม่จำเป็นต้องมารวมตัวกันในสถานที่เดียวกันหรือห้องเดียวกันก็ได้ การประชุมรูปแบบนี้ก็คือการประชุมแบบ Conference Call หรือที่เราชอบเรียกกันสั้นๆว่า Con Call นั่นเอง

เทคนิคในการประชุม Conference Call

  • ควรจะใครสักคนหนึ่งเป็นผู้ที่ทำหน้าที่ดำเนินการและควบคุมการประชุมเพียงผู้เดียว นอกจากนี้ผู้ที่ทำหน้าที่ควบคุมการประชุมจะเป็นเพียงคนเดียวที่สามารถจะพูดแทรกคนอื่นๆได้ ไม่เช่นนั้นแล้วการประชุม Conference Call อาจจะเกิดความสับสนระหว่างกันได้
  • การประชุม Conference Call ก็เหมือนกันกับการประชุมในรูปแบบอื่นๆ ดังนั้นควรจะต้องเริ่มการประชุมด้วยการพูดถึงหัวข้อทั้งหมดที่จะนำเสนอในที่ประชุมก่อนเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบถึงสิ่งที่จะพูดถึงทั้งหมดในที่ประชุมรวมทั้งเพื่อเป็นการยืนยันว่าไม่มีหัวข้อใดที่ไม่ได้กล่าวถึงอีกด้วย
  • ผู้ที่ทำหน้าที่ควบคุมการประชุมควรจะต้องแนะนำชื่อของผู้เข้าร่วมประชุมพร้อมทั้งแจ้งหัวข้อแต่ละหัวข้อของแต่ละคนให้ทุกคนในที่ประชุมรับทราบก่อนที่จะมีการเริ่มการประชุมอย่างแท้จริง
  • ในทุกๆหัวข้อที่มีการประชุมควรจะมีการสรุปเนื้อหาใจความและข้อสรุปที่ได้จากที่ประชุมในแต่ละหัวข้อๆ ซึ่งมันจะทำให้การจดรายงานการประชุม หรือ minute of meeting นั้นง่ายขึ้นอีกด้วย  

ทั้งนี้ เมื่อเราทราบถึงสิ่งที่เราควรจะต้องทำและเทคนิคที่ควรจะต้องใช้ในการประชุมแล้ว ต่อมาบริติช เคานซิลจะขอแนะนำตัวอย่างประโยคที่น่าสนใจโดยแบ่งตามแต่ละสถานการณ์เพื่อให้คุณผู้อ่านสามารถนำเอาไปใช้กับการประชุมได้ ดังนี้

เมื่อเริ่มประชุมจะต้องทำการแนะนำตัวเองของแต่ละฝั่ง: 

โดยผู้พูดควรจะต้องเป็นผู้ที่ควบคุมการประชุม Conference Call ในครั้งนี้

 

  • Hello, this is (ชื่อคน) from (ชื่อบริษัท). I’m calling in with (ชื่อคนที่เข้ารวมจากฝั่งของตัวเอง). We also have (ชื่อตำแหน่ง และชื่อคน ) calling in from (สถานที่ของอีกฝั่ง)
  • Are we all on?
  • I’m here. It’s (ชื่อคน) in/from ชื่อสถานที่ที่ใช้ประชุม Conference Call/ บริษัทที่ทำงานอยู่.
  • Can everybody hear me?

เมื่อฟังไม่ชัดเจนจึงต้องขอให้พูดซ้ำอีกครั้งหรือพูดให้ช้าลงหน่อย

 

  • Could you speak more slowly, please?”
  • Could you repeat that, please?”
  • Could you explain that in another way, please?”
  • I didn´t catch that, Can you explain it in a different way?
  • I didn´t follow that, Can you repeat that?

เมื่อเริ่มพูดถึงหัวข้อแรกที่จะพูดในการประชุม: 

สามารถใช้รูปแบบประโยคเดียวกันกับการประชุมแบบ Face-to-Face ได้

 

 

  • Right, let's run through the agenda.
  • So, let's look at point number one.
  • So, let's start with …
  • Shall we start with the first item? Good. (ชื่อคน) will introduce our plans for the merger and then will discuss the implications.
  • So, the first item on the agenda is

เมื่อเข้าสู่ช่วงท้ายของการประชุม

 

  • Finally, just let me know if anything is unclear.
  • Thank you all for participating today.
  • Good. I think we made a lot of progress today
  • OK, we can finish there. Thank you for calling in.

จบไปแล้วกับเทคนิคและรูปประโยคตัวอย่างที่ใช้สำหรับการประชุม Conference Call ให้ประสบความสำเร็จ ทั้งนี้คุณผู้อ่านแฟนๆของบริติช เคานซิล สามารถนำไปใช้กับชีวิตจริงกันได้นะคะ อย่างไรก็ตามยังมีประโยคต่างๆที่น่าสนใจที่หากเราได้เรียนรู้และฝึกฝนอย่างสม่ำเสมอกับเจ้าของภาษาก็จะทำให้เรานั้นมีความมั่นใจในการพูดภาษาอังกฤษในสถานการณ์ต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการประชุมในรูปแบบต่างๆ การสมมนาในสถานการณ์ต่างๆ หรือแม้แต่การเป็นวิทยากรที่จำเป็นต้องบรรยายเป็นภาษาอังกฤษเองก็ตาม ที่บริติช เคานซิล มีคอร์สเรียนที่จะช่วยเพิ่มเติมและพัฒนาศักยภาพของคุณในจุดนี้ได้ ถึงแม้ว่าคุณจะไม่ได้จบจากต่างประเทศมาก็ตามแต่คุณก็จะสามารถพูดและใช้ภาษาอังกฤษได้อย่างมั่นใจไม่แพ้พวกเขาเหล่านั้น สนใจติดต่อบริติช เคานซิล หรือดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ www.britishcouncil.co.th