6 หลักสำคัญที่คุณควรรู้ไว้ใช้ในการเขียน

6 หลักสำคัญที่คุณควรรู้ไว้เพื่อใช้สำหรับการเขียน

หากคุณเป็นคนหนึ่งที่ยังคงต้องใช้การเขียนเพื่อการติดต่อสื่อสาร ไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบของอีเมล์ บทความ ก็แล้วแต่ และหากคุณคือคนที่ต้องทำการเขียนเพื่อการสื่อสารนั้นด้วยตัวเองแล้ว คุณคงพบกับอาการที่เขียนไม่แล้วไม่มั่นใจว่าการเขียนและภาษาอังกฤษที่ใช้ในการเขียนนั้นดีพอแล้วหรือยัง นอกจากนี้ คุณเองก็คงเคยพบกับการที่การเขียนที่ไม่ว่าจะมาจากผู้จัดการ เพื่อนร่วมงาน หรือแม้กระทั่งลูกน้องของคุณนั้นดูสั้น กระชับ ได้ใจความ และดูหน้าดึงดูดตั้งแต่ครั้งแรกที่ได้อ่าน 

หลายคนคงมีความคิดว่าการเขียนนั้นไม่มีความสำคัญเท่าไอเดียหรือเนื้อหาที่คุณมีอยู่ แต่ในความเป็นจริงแล้ว การเขียนที่ดีนั้นมีความสำคัญมาก เพราะการเขียนสามารถเชื่อมต่อ สื่อสารและทำให้ไอเดียที่คุณมีอยู่ในความคิดของคุณสามารถบรรยายผ่านทางตัวอักษรให้กับผู้อ่าน และสามารถทำให้คุณบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ได้ ยกตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการที่จะทำการเขียนเพื่อติดต่อขอเข้าพรีเซนต์งานให้กับลูกค้า เป็นต้น

เมื่อคุณได้อ่านมาถึงบรรทัดนี้แล้วคงมีความคิดในหัวว่าแล้วการเขียนที่ดีนั้นมีหลักการอย่างไรบ้าง วันนี้บริติช เคานซิลมี 6 คุณลักษณะที่คุณจำเป็นต้องมีสำหรับงานเขียนที่ดี

1) คุณต้องมี Objective ว่าทำไมคุณถึงเขียนมันขึ้นมา

การโฟกัสถึงเป้าหมายว่าทำไมคุณถึงจำเป็นต้องเขียน ไม่ว่าจะเป็นอีเมล์ที่เป็นภาษาอังกฤษ หรืออะไรก็ตาม จะเป็นสิ่งที่ช่วยให้คุณรู้ว่าคุณจำเป็นจะต้องกำหนดอะไรลงไปบ้างในการเขียนนั้นๆ

2) ความต้องการของผู้อ่าน (Reader’s needs)

การรู้ความต้องการของผู้อ่านคือสิ่งสำคัญเพราะเมื่อคุณรู้ความต้องการของผู้อ่าน ก็เท่ากับคุณรู้ใจเขาว่าเขาต้องการอะไรและมอบสิ่งที่ผู้อ่านต้องการไป คล้ายกับการยื่นของขวัญเช่น หากผู้อ่านนั้นมีเวลาน้อยและต้องการความสั้นกระชับของข้อมูลซึ่งอาจจะเป็นผู้บริหาร ดังนั้นสิ่งที่คุณควรทำก็คือไม่ควรที่จะเขียนเกริ่นนำให้ยืดยาว แต่ควรจะต้องเน้นถึงสิ่งที่ต้องการจะสื่อสารให้กับผู้อ่านได้ฟังตั้งแต่ต้นเลย

3) สั้นกระชับได้ใจความและเลือกใช้คำให้เหมาะสม

การเลือกใช้คำศัพท์ที่ง่ายได้ใจความและสามารถที่จะอธิบายถึงไอเดียในความคิดที่คุณมีได้อย่างชัดเจนนั้นดีกว่าการเลือกใช้คำศัพท์ภาษาอังกฤษที่ดูยากหรือเป็นคำเฉพาะ เพราะคุณอย่าลืมว่าผู้อ่านบางคนไม่ได้มีทักษะทางด้านภาษาอังกฤษที่ดีเท่ากับคำศัพท์ที่คุณเขียน และเขาอาจต้องเสียเวลาในการแปลคำศัพท์ก็เป็นได้

4) หลีกเลี่ยงคำศัพท์เฉพาะหรือ Jargon

การใช้คำศัพท์เฉพาะทางให้น้อยช่วยให้ผู้อ่านของคุณนั้นเข้าใจความต้องการของคุณได้รวดเร็วยิ่งขึ้น อย่าลืมว่าผู้อ่านนั้นอาจไม่ได้รับอีเมลของคุณเพียงคนเดียวเท่านั้นเพราะในธุรกิจเขาอาจได้รับอีเมล์เป็นร้อยๆในแต่ละวันก็เป็นได้

5) วางคำศัพท์ที่ใช่ในตำแหน่งที่ใช่ช่วยให้คุณสำเร็จได้ด้วยปลายนิ้ว

ว่ากันว่าคนเราสามารถรับข้อมูลและประมวลผลข้อมูลซึ่งอาจะเป็นคำพูดพร้อมรับใจความสำคัญได้เพียง 8 วินาทีเท่านั้นเพราะโฟกัสของคนเราในปัจจุบันนั้นต่ำลงอย่างมาก หากคุณใช้คำที่น้อยและสั้นแต่วางคำศัพท์ให้ถูกตำแหน่งในเรื่องที่คุณจะเล่าย่อมทำให้ผู้อ่านนั้นคล้อยตามและสร้างความสำเร็จได้อย่างสูง

6) เอาใจเขามาใส่ใจเรา

ตัวอักษรนั้นสามารถส่งผ่านความรู้สึกได้ ดังนั้นคุณควรที่จะลองอ่านหรือข้อความนั้นๆก่อนส่งเพราะจะทำให้โทนการเขียนของคุณมีความเพราะ สนุก น่าอ่านและสามารถที่จะโน้มน้าวใจผู้อ่านได้อย่างดีเลยทีเดียว อย่างที่ได้กล่าวไปในหลายๆบทความที่เกี่ยวกับการพัฒนาทักษะทางด้านภาษาอังกฤษโดยเฉพาะภาษาอังกฤษเชิงธุรกิจแล้วคุณจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องทำการฝึกฝนเพราะเมื่อยิ่งคุณฝึกมากเท่าไร คุณจะยิ่งมีความมั่นใจมากขึ้นในการใช้ และสำหรับผู้ที่ต้องการพัฒนาทักษะด้านภาษาอังกฤษและต่อยอดความสำเร็จในการทำงาน บริติช เคานซิล มีคอร์สเรียนภาษาอังกฤษเพื่อธุรกิจ myClass PLUS คอร์สเรียนที่จะช่วยเสริมสร้างและพัฒนาความมั่นใจในการใช้ภาษาอังกฤษเพื่อการทำงานโดยการันตีความสำเร็จให้เมื่อเรียนจบให้ คลิกเพื่อรับข้อมูลและรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่นี่


Opens in a new tab or windo