สิ่งที่ต้องมีในการจดสรุปการประชุมที่เป็นภาษาอังกฤษ

สิ่งที่ต้องมีในการจดสรุปการประชุมที่เป็นภาษาอังกฤษ

คุณคงเคยเข้าประชุมที่ใช้เวลาค่อนข้างนานแต่พอหลังออกจากห้องประชุมแล้วกลับไม่ได้ข้อมูลใจความสำคัญหลังประชุม หรือนำข้อมูลสำคัญจากการประชุมมาใช้ทำงานต่อได้เลยใช่หรือไม่ ถ้าใช่เรามาดู 5 สิ่งสำคัญที่จำเป็นอย่างยิ่งในการประชุมที่ท่านจำเป็นต้องจด เพื่อนำข้อมูลที่ต้องการออกมาใช้ให้เป็นประโยชน์มากที่สุด

1. หัวเรื่อง (Title)

หัวเรื่องของการประชุมจะเป็นตัวที่บ่งบอกว่าในการประชุมวันนี้ประกอบด้วยเรื่องอะไร และหัวข้อเรื่องที่ดีนั้นควรที่จะมีความชัดเจนตั้งแต่ครั้งแรกที่อ่าน

2) เวลาและสถานที่ (Time and Avenue)

เวลาและสถานที่จำเป็นอย่างยิ่งที่จะใช้เพราะเมื่อต้องการอ้างอิงข้อมูลของการประชุมแล้ว สิ่งที่เรียกว่าเวลาและสถานที่การประชุมคือสิ่งสำคัญที่จะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมจำถึงเหตุการณ์หรือข้อสรุปต่างๆที่ได้จากเนื้อหาการประชุม

3) ผู้เข้าร่วมการประชุม (Attendees)

จำเป็นอย่างยิ่งที่ท่านจะต้องรู้ว่าในการประชุมนั้นมีใครมาเข้าร่วมการประชุมบ้าง เพราะเมื่อต้องการดำเนินเรื่องต่อหรือส่งต่อข้อมูลเพื่ออ้างอิงแล้ว สิ่งสำคัญคือผู้เข้าร่วมการประชุมที่เป็นพยานในการรับรองสิ่งต่างๆ เป็นต้น

4) ข้อตกลง หรือเรื่องที่ตกลงกันในที่ประชุม (Approval or Agreement)

ในส่วนนี้เรียกได้ว่าเป็นส่วนประกอบที่สำคัญที่สุดหรือเป็นหัวใจหลักของการประชุมเลยก็ว่าได้เนื่องจากเกี่ยวเนื่องกับข้อตกลงหรือกระบวนการ (process) ต่างๆที่จะต้องดำเนินการต่อ ในที่นี้อาจกล่าวถึงเนื้อหาหรือเรื่องที่เกี่ยวข้องจากการประชุมในครั้งที่แล้วเพื่อให้ผู้ที่อาจจะไม่ได้เข้าร่วมการประชุมหรือมารับงานต่อมีความเข้าใจมากขึ้น

5) เรื่องหรือหัวข้อสำหรับการประชุมที่ต้องการทำในครั้งถัดไป (Next Topics)

ในการประชุมแต่ละครั้งนั้นไม่อาจที่จะทำให้จบได้ภายในครั้งเดียวเนื่องจากอาจะต้องรอความเห็นชอบหรือการตกลงจากหลายส่วน ดังนั้นการกล่าวถึงหัวเรื่องที่จะใช้ในการประชุมในครั้งถัดไปนั้นจะเป็นตัวช่วยอย่างดีที่จะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมนั้นสามารถเห็นข้อมูลหรือใจความสำคัญได้

ทั้ง 5 ส่วนประกอบนี้เป็นเพียงข้อมูลคร่าวๆที่ท่านสามารถนำไปปรับใช้ได้ในการประชุมโดยยิ่งการประชุมหรือ meeting ที่ใช้ภาษาอังกฤษเป็นหลักแล้วจะช่วยให้คุณสามารถสรุปข้อมูลต่างๆพร้อมส่งข้อมูลสรุปการประชุมเหล่านี้ส่งกลับไปยังผู้ที่เข้าร่วมการประชุมได้อย่างถูกต้อง

เนื้อหานี้เป็นส่วนหนึ่งของคอร์สเรียน myClass PLUS คอร์สเรียนภาษาอังกฤษธุรกิจ หากใครที่กำลังมองหาคอร์สเรียนที่ช่วยตอบโจทย์ในเรื่องของทักษะภาษาอังกฤษเพื่อการทำงานแล้ว คอร์สเรียนนี้สามารถสร้างความสำเร็จให้คุณได้ภายในเร็ววัน พร้อมการันตีความสำเร็จเมื่อเรียนจบ สนใจรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่นี่