5 จุดผิดที่พบได้บ่อยในการเขียน Email ภาษาอังกฤษ

5 จุดผิดที่พบได้บ่อยในการเขียน Emailภาษาอังกฤษ

เช่นเคยสำหรับแฟนๆ บริติช เคานซิล วันนี้เรามีบทความดีๆเกี่ยวกับการเขียน email อย่างไรให้ดูโปรมาฝากกันอีกครั้ง ครั้งนี้จะเป็นภาคต่อของตอนที่ 2 ที่ได้พูดคุยไปเกี่ยวกับโครงสร้างหรือแนวทางในการเขียน email เบื้องต้นไปแล้ว วันนี้เราจะมาเจาะลึกถึงกระบวนในการเขียน Email กับ 5 จุดที่พบเจอข้อผิดพลาดได้บ่อยในการเขียน email เชิงธุรกิจเพื่อที่จะแก้ไขและทำให้ Email เหล่านั้นดูเป็น Professional มากที่สุดก่อนส่งไปถึงผู้อ่าน

1) การใช้คำผิด (Wrong Word)

การใช้คำผิดนั้นพบได้บ่อยในการเขียน ซึ่งจุดที่ผิดนั้นอาจจะเกิดจากการใช้คำนาม(Noun) มาแทนคำกริยา (Verb)  เป็นต้น ตัวอย่างคำที่พบว่าผิดบ่อยเช่น เช่น affect (V.) / effect (N.) คำว่า effect ซึ่งเป็นคำนาม แต่คนทั่วไปกับใช้แทนคำว่า affect ซึ่งเป็น verb เพื่อแสดงถึงการกระทำ เป็นต้น

2) การใช้ตัวพิมพ์เล็กหรือตัวพิมพ์ใหญ่ในการขึ้นต้นคำหรือประโยค

ปัญหาการใช้สลับกันระหว่างตัวพิมพ์ใหญ่หรือตัวพิมพ์เล็กนั้นสามารถพบได้บ่อยในการเขียน การใช้ตัวพิมพ์ใหญ่นั้นใช้เพื่อบ่งว่าสิ่งเหล่านั้นเป็นชื่อเฉพาะ เป็นชื่อบุคคล หรือเป็นคำที่ใช้เริ่มหรือขึ้นต้นประโยค การเขียนที่ผิดพลาดนั้นอาจทำให้หมดความน่าเชื่อถือและสำหรับผู้อ่านไปเลยทีเดียวหากใช้ในเชิงธุรกิจ

3) Tense ใน Grammar

หากใช้ Tense ไม่สัมพันธ์กับเรื่องที่จะเขียนลงใน email เช่น คุณกำลังจะเล่าเรื่องราวที่เป็นอดีตและเกิดขึ้นแล้ว แต่กลับใช้ Future Tense แทนที่จะใช้ Past Tense ในการเล่าแทน ทำให้เรื่องราวที่เล่าหรือรูปแบบในประโยคเหล่าผิดจากความหมายหรือนัยสำคัญที่ต้องการจะสื่อให้ผู้อ่านเข้าใจ หรือในบางกรณีอาจจะผิดจากใจความสำคัญก็เป็นได้

4) Subject-verb agreement

คือการผัน verb ให้ตรงกับประธาน ในการเขียนนั้นคนทั่วไปมักจะไม่ได้ให้ความสำคัญกับการผัน verb ตามประธาน ยกตัวอย่างเช่น John work here. เนื่องจากประโยคนั้นมีประธานเป็นเอกพจน์ดังนั้นกริยาต้องเติม S ให้เป็น works. ซึ่งหากเป็นประโยคสั้นๆแล้ว ยิ่งทำให้ผู้อ่านสามารถที่จะเห็นถึงจุดที่ผิดได้ง่ายดาย และบ่งบอกถึงการที่ผู้เขียนไม่ได้ใส่ใจถึงรายละเอียดในการเขียน email เลยด้วยซ้ำ

5) Apostrophe Errors

คนทั่วไปมักใช้ Apostrophe ผิดและสับสน ยกตัวอย่างเช่นคำว่า it’s กับ its เป็นต้น หากใช้คำเหล่านี้ในประโยคอาจทำให้ใจความสำคัญของทั้งประโยคผิดไปด้วย ดังนั้นควรที่จะต้องระวังในจุดนี้ให้มาก

จากที่คุณได้อ่านถึง 5 จุดผิดในการเขียน email ที่เป็นภาษาอังกฤษไปแล้ว ก็อย่าลืมนำไปใช้และพัฒนา พร้อมปิดจุดข้อผิดพลาดในการเขียนซึ่งคุณสามารถนำไปใช้ในระหว่างการเขียน รวมถึงช่วง Proofreading ก่อนที่จะส่งไปถึงมือผู้อ่าน นอกจากนี้การเขียน email ที่ถูกต้องสมบูรณ์ สั้นกระชับและได้ใจความที่จะทำให้คุณดูเป็น Professional แล้ว ยังบ่งบอกถึงการใส่ใจในรายละเอียดที่คุณมีต่อผู้อ่านอีกด้วย

สำหรับใครที่กำลังมองหาคอร์สเรียนภาษาอังกฤษเพื่อธุรกิจที่ช่วยคุณพัฒนาศักยภาพพร้อมสร้างความสำเร็จในหน้าที่การงานแล้วหละก็ myClass PLUS ภาษาอังกฤษเพื่อธุรกิจคือคอร์สเรียนสำหรับคุณ เพราะออกแบบมาเพื่อคนทำงานโดยเฉพาะ ด้วยเทคนิคการสอนเพื่อใช้งานได้จริง พร้อมการันตีความสำเร็จเมื่อเรียนครบตามแผน อย่ามัวรอช้ากับความสำเร็จของคุณในโลกธุรกิจ สนใจโทร 02 657 5678 หรือ www.britishcouncil.or.th/myClassPLUS